Manual de Usuario Oficialia de Partes

Oficialia de Partes integra procesos documentales y operativos que tradicionalmente se gestionaban en varios sistemas separados. La aplicacion movil facilita operacion diaria y captura o consulta rapida; el backend concentra configuracion institucional y administracion de estructura organizacional.

Este manual se redacta en lenguaje operativo para que cualquier integrante del equipo pueda ejecutar tareas sin depender de soporte tecnico. Cada seccion explica contexto, objetivo y secuencia de accion, no solo botones o clics.

La version actual incorpora cambios recientes de arquitectura: branding centralizado en backend, normalizacion de telefonos por pais, y flujo de ayuda embebida dentro de la app por offcanvas contextual.

El proceso de acceso fue diseniado para minimizar friccion y reducir riesgos por reutilizacion de contrasenas. El usuario selecciona pais, captura telefono local y solicita OTP (clave recibida por mensaje de texto).

La aplicacion valida formato antes de enviar solicitud, y posteriormente compara el codigo recibido para crear sesion segura. Si el telefono no existe en tenant, el acceso se rechaza con mensaje explicito.

Este flujo aplica a personal operativo, administrativo y capturistas. El nivel de acceso posterior dependera del rol asociado al usuario autenticado.

La experiencia movil se apoya en dos anclas visuales: header (encabezado) institucional y footer (pie de pagina) de navegacion. Esto evita que el usuario pierda orientacion entre modulos.

El header concentra identidad visual (branding), estado de conectividad y accesos a notificaciones/acciones rapidas. La rejilla de apps (boton del header) es la casa: desde ahi se entra a cada app.

El footer es de la app abierta: cada app pone abajo sus propias vistas y su accion principal (Agenda: Semana, Consultar, Capturistas, Nuevo; Drive FTP: Mi unidad, Recientes, Favoritos, Papelera; Noticias: Muro, Reporte, Tags, Nuevo tag). Las apps que aun no declaran su barra se ven sin footer en el modo iPhone, o con la barra general en el modelo clasico.

El boton flotante de ayuda abre el manual contextual en offcanvas, lo cual permite resolver dudas sin abandonar la operacion en curso.

La escena Inicio esta optimizada para productividad inmediata: localizar elementos recientes, abrir detalle, y ejecutar pasos de continuidad sin navegar por menus extensos.

En equipos de alto volumen, esta escena funciona como tablero de aterrizaje para priorizar que atender primero y detectar pendientes de turnado o validacion.

Conviene entrenar al personal para iniciar su jornada revisando esta escena antes de entrar a modulos especializados.

El modulo Usuarios prioriza consistencia y seguridad operacional. Se eliminaron campos obsoletos (telefono laboral y contrasena hash) para evitar duplicidad o practicas inseguras.

La captura de telefono ahora es dependiente de pais y se guarda en formato normalizado (telefono validado y guardado en formato consistente), lo que reduce errores de invitacion, validacion de token y rutas de notificacion.

La gobernanza de permisos se complementa desde Settings, donde se define quien puede turnar hacia el usuario y quien opera como omnienviador en escenarios especiales.

El panel muestra una tarjeta por cada elemento reportable (correspondencia, agenda, pendientes, territorio, estructura y red, gestion social, encuestas, visitas, expedientes y asistente IA) con sus indicadores del periodo elegido.

Los disenos guardados en Memoria de Campana aparecen como chips: al elegir uno, el dashboard oculta los elementos que ese diseno excluye. El chip Memoria completa muestra todo. Los disenos heredados de un ancestro tambien estan disponibles.

El periodo se cambia con los chips Hoy, 7 dias, Mes y Todo. El detalle historico de correspondencia (flujo semanal, tipos fuertes, turnos y recientes) aparece solo si el diseno elegido incluye correspondencia.

Este flujo conecta mundo digital y evidencia fisica mediante QR. Permite registrar prestamos, devoluciones y altas de carpeta con trazabilidad de usuario solicitante.

La seccion Mi QR habilita un token temporal para que el usuario se identifique en ventanilla sin compartir datos sensibles.

La vinculacion desktop permite iniciar sesion de manera asistida, reduciendo friccion en estaciones de trabajo compartidas.

Las notificaciones comunican eventos inmediatos del sistema. La ayuda contextual abre este manual en un panel lateral para consulta en tiempo real.

Esto reduce dependencia de soporte reactivo y mejora curva de aprendizaje del personal nuevo, especialmente en horarios de alta carga.

Cuando se actualiza funcionalidad, la ayuda debe mostrar nuevo contenido en la misma fecha de despliegue.

La escena Configuracion agrupa seis bloques: Mis datos, Tokens (visible segun el plan), Permisos, Navegacion, Asistentes de mi agenda y Notificaciones. Solo un bloque permanece abierto a la vez para no perderse.

En Navegacion se reordena el menu y el footer del equipo: cada movimiento (Subir/Bajar o arrastre) persiste y se aplica al instante, sin botones de guardar ni restablecer. Las primeras 4 acciones van al footer y el resto al menu general.

En Asistentes de mi agenda habilitas a alguien de tu familia para operar tu agenda: esa persona vera un selector en la escena Agenda para cambiar entre su agenda y la tuya.

El modal de evento tiene cuatro tabs siempre visibles (Detalles, Mapa, Fotos, Asistentes) con altura fija: solo el contenido scrollea y el boton de guardar queda a la vista. Las fotos suben a la nube al elegirse y, con el evento ya creado, se asientan de inmediato.

En Asistentes la captura es en tiempo real: el reloj marca la hora del registro, el autocomplete busca usuarios y promovidos del equipo, y cada alta persiste al momento. El boton QR genera un codigo para que los invitados se registren solos desde su telefono.

En Detalles, el CP llena el combo de colonias del catalogo nacional; los botones junto al combo permiten capturar una colonia nueva o buscarla por nombre en todo el municipio. En Mapa, la busqueda de direccion libre geocodifica normalizada con el contexto capturado.

La semana se recorre con las flechas; el mes de la semana queda a la vista y el boton de calendario regresa a hoy. Cada dia trae puntos del color de sus eventos (azul reunion, verde azulado llamada, morado importante, verde tarea, rojo urgente) y los chips de abajo filtran por tipo tanto la tira como la lista del dia.

Si alguien te habilito como asistente de su agenda, en lugar de tu nombre aparece un selector para cambiar entre tu agenda y la suya; todo lo que hagas aplica sobre la agenda elegida. La lupa abre la consulta: ir a una fecha, tipo, estado y texto.

El QR del evento lleva a una pagina publica que saluda con el nombre de quien invita y muestra los datos del evento. El formulario abre con la camara lista para escanear la credencial de elector: es opcional y llena todos los campos automaticamente.

Sin credencial, la persona captura lo minimo (nombre, telefono, CP con combo de colonias, domicilio y seccion) y queda como registro pendiente de completar. Con credencial leida, el registro nace verificado. En ambos casos acepta el aviso de privacidad y queda en la lista de asistentes del evento.

Un tab de mapa permite marcar el domicilio arrastrando el marcador o usando la ubicacion actual del telefono. Si el telefono ya estaba registrado, solo se anota la asistencia sin duplicar a la persona.

Reporte, en la barra inferior, resume lo que se ve con los filtros puestos: cuantas tareas, cuantas terminadas, pendientes y vencidas, el cumplimiento, y el desglose por bandeja, por persona y por tag. De ahi sale el documento en PDF o en Word con esos mismos numeros.

Los tags son etiquetas cortas de color que se ponen a varias tareas. Se crean y editan en Bandejas y tags, dentro de la vista de bandejas. Lo que creas ahi lo ve tu estructura hacia abajo y tus superiores directos, nunca una rama hermana; y solo quien lo creo puede cambiarlo o borrarlo. Borrar una bandeja o un tag no borra tareas: solo las deja sin esa etiqueta.

Junto a la barra de busqueda esta el boton de filtro. Adentro se acota por bandeja, tags, personas, rango de fechas (por la fecha en que vence o en que se creo), estado, y se incluyen o no las archivadas. Mientras haya algun filtro puesto el boton lleva un punto y debajo del buscador se lee cual es; quitar filtros lo deja todo como estaba.

El tablero tiene dos vistas en su barra inferior: Tareas, la lista corrida, y Bandejas, la misma lista agrupada por objetivo. Una bandeja es un objetivo con nombre, por ejemplo Cierre de padron; cada tarea puede estar en una o en ninguna, y las que no estan en ninguna aparecen al final en Sin bandeja.

Tocar una tarjeta del tablero abre el detalle de la tarea. El historial mezcla comentarios de los involucrados con huellas automaticas de cada cambio (quien involucro a quien, quien la termino o archivo), contando la vida completa de la tarea.

Las acciones del detalle: Terminar, Cancelar (con confirmacion), Reabrir, Archivar (sale del tablero sin borrarse; vuelven marcando Incluir archivadas en el filtro), Involucrar mas usuarios del equipo y Tarjeta, que genera un PDF media carta ejecutivo con el resumen y el historial.

El composer admite texto y multimedia (fotos, video, audio, PDF) que sube a la nube al elegirse. Una tarea solo la ven su creador y sus involucrados.

La escena Gestion levanta solicitudes de apoyo ligadas a un beneficiario y a un apoyo del catalogo. Si el beneficiario no existe, el boton Nuevo abre la captura minima: nombre y apellidos, telefono (con validacion de duplicados), CP con combo de colonias, domicilio y seccion electoral.

El registro queda pendiente de completar y se puede enviar una invitacion por WhatsApp o similar para que la propia persona escanee su credencial y acepte el aviso de privacidad.

Si el apoyo tampoco existe, se captura con una descripcion general y queda adscrito a la dependencia Por definir; en backend se normaliza despues hacia la dependencia correcta.

Mapa se enfoca en consulta territorial operativa: estado, municipio, colonias, distritos, seccion y mancha urbana, con persistencia local de filtros y capas activas.

La primera vez que activas una capa aparece una pantalla de carga con barra de avance: el mapa se va dibujando conforme llegan los datos, no al final. Esa capa queda guardada en el telefono y desde entonces se pinta sin internet y sin volver a descargarla.

El buscador tipo autocomplete sugiere elementos de cualquier capa activa sin exponer campos tecnicos, priorizando lenguaje de uso diario.

La funcion Mi ubicacion usa resolucion oficial para obtener contexto territorial y mostrar resultados en offcanvas inferior con etiquetas claras.

El asistente vive en una hoja inferior que no saca de la app. Se le habla o escribe: crear un evento de agenda, crear una tarea, mostrar una seccion o municipio en el mapa, consultar la ubicacion actual o hacer preguntas de datos territoriales.

El dictado por voz tolera pausas (la grabacion no se corta) y el boton de enviar primero detiene la grabacion. Cuando la orden corresponde a una accion, el asistente abre la escena con el formulario prellenado para revisar y confirmar; nada se guarda sin tu visto bueno.

Las preguntas que no son acciones se responden como chat. Los datos territoriales (por ejemplo cuantos distritos tiene un estado) se consultan contra el catalogo geografico real para no inventar cifras.

La Memoria de Campana resume en un PDF ejecutivo todo lo reportable: correspondencia, agenda, pendientes, territorio, estructura y red, gestion social, encuestas, visitas, expedientes y asistente IA. Cada elemento se incluye completo, solo en resumen, como anexo aparte o se excluye.

Los disenos (que reportar y que no) se guardan con nombre, por ejemplo Territorio o Reporte operativo, y cualquier usuario hereda automaticamente los disenos de sus ancestros. El periodo tiene atajos, incluido Desde la ultima memoria para encadenar cortes sin huecos.

El PDF lleva portada con la identidad del equipo, encabezado con quien lo genero y la fecha, resumen ejecutivo con indicadores congelados al momento del corte, secciones numeradas y anexos como PDF aparte (el de agenda incrusta las fotos de evidencia). El historial permite re-descargar cualquier memoria pasada.

Backend (aplicacion de escritorio) es la capa de gobierno y configuracion. Aqui se concentran catalogos maestros, gestion documental de escritorio y parametros institucionales.

El menu lateral responde a rol y permisos efectivos, mostrando solo opciones autorizadas para reducir errores por sobreexposicion funcional.

La cabecera de backend valida sesion activa mediante alias, rol y telefono, facilitando control operativo en equipos compartidos.

La plataforma adopto backend como fuente unica de verdad para branding (imagen institucional de la empresa/dependencia). Este cambio elimina conflicto entre configuraciones duplicadas y asegura identidad uniforme.

Se agregaron campos especificos para contraste y legibilidad: color de header, color de footer, letra empresa y letra menu.

Solo el usuario raiz del tenant puede editar branding, incluyendo carga de logotipo. Esto protege consistencia institucional y trazabilidad de cambios.

Esta revision debe ejecutarse al cerrar una iteracion importante o antes de liberar una version institucional. El objetivo es validar experiencia real de usuario y coherencia entre app y backend.

La recomendacion es ejecutar pruebas por rol: usuario operativo, secretaria/capturista y usuario raiz. Esto evita falsos positivos derivados de probar solo con perfil administrador.

Documenta hallazgos con evidencia (captura y descripcion breve), y actualiza este manual de inmediato si se modifica comportamiento esperado.

El manual se considera parte del producto, no un entregable aislado. Si cambia el sistema, cambia el manual en la misma iteracion.

El flujo recomendado separa contenido (JSON), evidencias visuales (placeholders/screenshots) y salida final (HTML/PDF), permitiendo actualizaciones rapidas sin rehacer maquetacion completa.

Para equipos grandes, asigna responsable editorial por version y responsable tecnico de build para asegurar calidad de forma y fondo.

La barra de arriba muestra cuanto llevas usado de tu cuota (512 MB por regla general; el administrador puede asignarte mas). Cada archivo puede pesar hasta 60 MB. La papelera tambien cuenta: mandar algo a la papelera no libera espacio, solo lo aparta; para recuperar espacio hay que vaciarla o eliminar en definitivo.

Las cuatro vistas del footer: Mi unidad (tus carpetas y archivos; toca una carpeta para entrar y las migas te regresan), Recientes (lo ultimo que abriste o subiste), Favoritos (lo marcado con la estrella) y Papelera (lo que tiraste: se restaura o se elimina definitivamente; si su carpeta tambien estaba tirada, lo restaurado cae a la raiz).

Si subes un archivo con un nombre que ya existe en esa carpeta, la app no lo reemplaza: lo guarda como "nombre (2)". Las imagenes y los PDF se abren en pantalla sin descargarse; los demas formatos se descargan. El buscador encuentra por nombre en toda tu unidad, no solo en la carpeta abierta. La vista de lista o cuadricula se recuerda.

Cada tag es una busqueda: al crearlo, la busqueda corre al instante y el muro se llena. Despues se refresca solo al abrir el muro (los tags con mas de 30 minutos se rebuscan) o con el boton de actualizar de cada tag. Un tag tuyo lo hereda toda tu descendencia en la estructura; tu heredas los de tus jefes. Solo quien creo un tag lo edita o elimina. La consulta avanzada acepta los operadores de Google News: "frase exacta", OR y site:dominio.com.

Al llegar cada nota, la IA le pone tono, tema, un resumen de una linea y los actores mencionados con la postura de la nota hacia cada uno (favorable, neutral o critica). En el muro las notas van agrupadas por dia con el #tag, el medio, el resumen y las pastillas de actor; tocar una pastilla filtra por ese actor, y los chips de arriba filtran por tag y por tipo de medio. La estrella guarda favoritos y compartir usa el dialogo del telefono.

En la vista Tags hay tres secciones. Tags: los tuyos y los heredados. Medios: los dominios que han aparecido en tus notas, para clasificarlos como impreso, electronico, digital, oficial, agencia o redes, con alcance local, estatal o nacional; Sugerir con IA propone la clasificacion y tu la confirmas. Actores: tu catalogo (propio, adversario, aliado, institucion) con alias, porque a la misma persona la nombran de varias formas; abajo aparecen los nombres detectados sin catalogar para promoverlos con un toque, y Reclasificar analiza las notas viejas.

La vista Reporte resume el periodo (7, 30 o 90 dias, o un rango personalizado con Desde y Hasta): notas y tono comparados con el periodo anterior, notas por dia, medios por tipo y los mas activos, actores con share of voice, postura y mood, temas, lo mas critico y lo mas favorable. El boton Generar pide a la IA una sintesis ejecutiva con recomendacion de aire; cada sintesis se guarda con fecha y autor y se puede reciclar. Con PDF o Word exportas el reporte completo con la sintesis guardada; el PDF se abre en la app y el Word se descarga.